perdidas de información

La previsión es el mejor compañero para evitar perdidas de información

Vivimos en un mundo cada vez más influenciado por la tecnología y los servicios. Estos no pueden funcionar, de ninguna manera, sin la información y los datos que vamos generando diariamente, y las empresas requieren una seguridad para, simplemente, poder sobrevivir.

Sin embargo, no existe nada infalible. Y la informática, menos. Las perdidas de información están a la orden del día por errores humanos, fallos de los sistemas informáticos y posibles ataques externos (hackers).

Muchos responsables de pymes creen que esto solo ocurre a las grandes empresas, pero no es así. Puede parecerte que una gran empresa es mucho más “golosa” para la acción de un hacker. Hay que tener en cuenta que estos “colosos” tienen sistemas de seguridad muy avanzados y difíciles de traspasar, mientras que una pequeña o mediana empresa no suele tener esos sistemas de protección de datos tan avanzados.

Qué explica las perdidas de información

Los problemas que afectan a la informática son las principales causas de la pérdida de información y datos en las empresas. Un estudio de Recovery Labs reconocía que el 49 % de estas pérdidas vienen por fallos en el disco duro, mientras que el 28 % se deben a fallos humanos, tanto premeditados como por descuido.

El problema con el software es el siguiente escalón en la lista. Supone casi el doble que los ataques externos de hackers para destruir esa información. En último lugar se encuentran, de manera casi anecdótica, las catástrofes naturales.

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Otro estudio, de Kroll Ontrack, elevaba hasta el 56 % las causas de pérdida de datos provocadas por fallos en el hardware. Esto repercute en un ligero descenso de los fallos humanos y un todavía mayor descenso de los problemas con el software. Los virus también bajan ligeramente, mientras que las catástrofes naturales se mantienen igual.

Costes de las perdidas de información

Este mismo informe también refleja los costes monetarios que puede suponer para tu empresa, dependiendo del sector. Suponen hasta 2,8 millones de euros en el sector energético, 2 millones en el de telecomunicaciones y 1,6 millones en el financiero. Las dedicadas a las TI pierden 1,3 millones, y 1,2 las aseguradoras. En total, alrededor de nueve millones de euros dilapidados por la pérdida de información.

Cómo prevenir las perdidas de información

Reducción de los daños

En primer lugar, ten en cuenta que una pérdida de datos es algo que puede sucederte en cualquier momento a tu empresa. Por ello, es necesario que cuentes con un plan de contingencia, por si ocurre, para minimizar las consecuencias.

El siguiente paso es elaborar un documento con las pautas de actuación en el caso de que fallen los sistemas principales. Este debe incluir los datos fundamentales de los responsables de cada apartado y de los proveedores de servicios. Debería suponer la solución más rápida del problema detectado y una minimización de los datos dañados.

Cuenta siempre con formularios en papel por si la pérdida de datos ha afectado también al funcionamiento de los sistemas informáticos. Por ejemplo, las facturas y los recibos son documentos vitales. Cuenta, además, con métodos de contacto alternativos para comunicarte con los clientes.

Cuida tus datos

Nunca, nunca te olvides de la realización de copias de seguridad periódicas de tu información. Puede ser un proceso engorroso y pesado en muchas ocasiones, pero cuando ocurre un problema es un seguro de vida para tu empresa. Ni siquiera tienes por qué realizarlas tú, porque existen diferentes sistemas para automatizar este proceso. La nube comienza a ser cada vez un lugar más seguro para ello.

Este hecho se puede reforzar con la enseñanza de las principales amenazas para una empresa y cualquier usuario medio. El posible phishing a través del correo electrónico es uno de los riesgos más comunes. La limitación del uso del correo y las redes sociales personales contribuirá a evitar problemas mayores.

Para evitar la pérdida o el robo de información, establece acceso, mediante usuario y contraseña, a los sistemas más importantes. Si es posible, implanta la autenticación a través de dos pasos, es muchísimo más segura. Por ejemplo, un usuario más una clave en el teléfono móvil u ordenador portátil.

Hay que tener en cuenta que estos accesos pueden ser sobrepasados por la ingeniería social, consistente en quebrantar la seguridad de un aparato gracias a las dotes sociales. De esta manera, pueden conocer sus hábitos e infectar sus dispositivos para robar información de la empresa. Esta infección puede estar en un simple pendrive.

Por supuesto, prohíbe a los empleados llevarse cualquier tipo de información confidencial de su puesto de trabajo. Muchos trabajadores deciden acabar sus tareas en casa o en una cafetería, para lo que tienden a conectarse a redes WiFi, que no son nada seguras, todavía menos si se envían, a través de ellas, documentos de trabajo.

Si los empleados de tu compañía tienen teléfonos de empresa, establece patrones para evitar la descarga de aplicaciones que no sean seguras. En muchas ocasiones, los usuarios descargamos aplicaciones en nuestros móviles sin fijarnos en los permisos que concedemos. Estos permisos pueden ir desde conocer tu localización hasta conseguir números de tu agenda de teléfono.

Monitorización de tus sistemas

Procura, en primer lugar, mantener actualizado el software que uses en tu compañía. Las actualizaciones no solo están dirigidas a mejorar el funcionamiento del programa, también a solucionar los fallos de seguridad.

Dicho esto, es necesario contar con una o varias herramientas que monitoricen los dispositivos de la empresa en busca de fallos. Las más habituales son los antivirus y los cortafuegos, pero existen otras que van más allá, como la detección de los ataques DoS o la denegación de servicio.

Estos no son los únicos consejos para la prevención de cualquier pérdida de información. Podríamos hablar también de eliminar los datos que no vayan a ser útiles o realizar una auditoría periódica para comprobar la seguridad de la empresa y proponer mejoras.

No obstante, en muchas ocasiones, el sentido común y la lógica son las mejores barreras de seguridad. No abrir un archivo desconocido, evitar el uso de dispositivos personales en las redes de la empresa y no usar lápices de memoria pueden acabar con la posibilidad de cualquier fallo en tus sistemas informáticos.

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