hacer una copia de seguridad

Por qué hacer una copia de seguridad es vital para tu negocio

Es la gran olvidada de las empresas, la copia de seguridad o backup, aunque al igual que la seguridad vial, debemos cumplir con ella para asegurarnos de no sufrir ningún accidente que nos deje con la imposibilidad de seguir trabajando como lo hacemos habitualmente.

En este texto te aclaramos qué es exactamente esto de la copia de seguridad, te damos las razones por las que debes invertir en un sistema que las realice y te desvelamos cuál es la mejor manera de llevarla a cabo.

¿Qué es exactamente un backup?

Un backup o copia de seguridad es una copia de los datos de tu negocio, ficheros de los ordenadores que generáis tú y tus trabajadores, los que os envían los clientes, los correos electrónicos…

La copia de seguridad se realiza en un medio de almacenamiento distinto de los discos duros de los ordenadores de las oficinas o del domicilio (no solo se lleva a cabo en empresas, sino también en ordenadores particulares), bien a un disco duro externo o unidad de almacenamiento especializada o bien a través de Internet a un almacenamiento externo en la nube.

Lo más seguro es que la copia no se encuentre en las mismas instalaciones que la oficina o el domicilio particular, ya que de ocurrir algún accidente que lo destruyera físicamente todo, la copia se salvaría por encontrarse en un lugar distinto.

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También debe ser una copia protegida de miradas indiscretas (puede contener información confidencial, y lo normal es que la tenga) y que se pueda acceder a ella cuando sea necesario.

¿Para qué lo necesitamos?

Imagina que sufres la desgracia de que a tus sistemas informáticos (aunque solo sea al servidor que almacena todos tus datos) les pasa algo, un accidente, y el disco duro queda completamente borrado.

Recuperar las máquinas para un uso normal sin los datos puede ser relativamente fácil; si nada más ha quedado dañado, se les cambia el disco duro, se les instala un sistema operativo, los programas, y ya se puede funcionar. Pero aquello en que trabajaba tu negocio, los datos, no volverán por sí solos.

Los datos lo son todo hoy en día en una empresa, la información es poder, y ello es ahora más cierto que nunca. Piénsalo bien e imagínate que mañana, cuando llegues a la oficina, no tienes ni un solo dato de tus clientes. ¿Cómo podrías trabajar?

La respuesta a esta pregunta es que, simplemente, no podrías. Sin los datos de tus clientes, proyectos, planos, contactos, especificaciones,… lo que sea, no puedes hacer nada.

Además de la continuidad de tu actividad diaria, se encuentra también en juego tu prestigio y tu imagen. Si mañana te llamase tu agente de seguros pidiéndote que le volvieras a dar todos tus datos porque se le ha borrado todo del ordenador y es incapaz de recordar todo lo que tenía y sabía de ti, ¿qué pensarías?

Seguro que, al colgar el teléfono y después de compadecerte de él, te estarías cuestionando a qué agente cambiar, ya que este te ha dado una imagen pésima. Pues ahora ponte en el lugar del pobre agente y en el de un cliente que recibe tu llamada… No es nada agradable, ¿verdad?

No solamente los problemas físicos pueden afectar a la continuidad operativa de nuestros sistemas informáticos; la acción de los cibercriminales, ya sea mediante virus o programas que te encriptan el disco duro y piden un rescate por él (ya que aunque lo pagues, nunca vas a poder obtener la información de vuelta), constituyen una amenaza bien real de la que más nos vale estar prevenidos.

A fin de cuentas, unos días sin poder operar por culpa de los ordenadores equivalen al beso de la muerte para las empresas.

Formas de realizar una copia de seguridad

Hacer copia de seguridad de tus datos hoy en día es fácil, pero la mejor forma es aquella que está automatizada y, por lo tanto, se realiza de forma desatendida, además de ser realizada con la frecuencia suficiente como para que, en el caso de pérdida de los datos originales, tengamos los datos copiados suficientemente “frescos” como para no haber perdido ninguna información.

Naturalmente, y como hemos comentado con anterioridad, lo mejor es que la copia ya se haga directamente fuera de las oficinas o de tu casa, a través de Internet, en un espacio de almacenamiento en la nube al que puedas acceder cuando lo necesites, aunque podamos tener una copia en local para mayor velocidad en el caso de tener que restaurarla.

Lo ideal es que las copias de seguridad se puedan ir haciendo automáticamente a medida que vayamos trabajando, salvaguardando los cambios que vamos introduciendo en los archivos al momento.

Esto será posible gracias a un sistema que cuente con un almacenamiento centralizado para todos los ordenadores y dispositivos de la oficina, de forma que solamente sea necesario respaldar los datos existentes en dicho sistema de almacenamiento, sin provocar retrasos o complicaciones extra a los trabajadores.

Debe ser, en resumen, un sistema transparente para los usuarios, que esté ahí, trabajando, pero sin que ellos se den cuenta.

La guinda del pastel es que, además, cumpla con las disposiciones legales, ya que al manejarse información sensible, esta se encuentra sujeta a una serie de protecciones legales que deben ser cumplidas.

Los dos principales problemas a los que se enfrentan las empresas en este aspecto son, por una parte, la falta de información y, por otra, la falta de concienciación. Es lo mismo que pasa con los accidentes de tráfico, que siempre “les pasan a los demás”, hasta que llega el fatídico día.

Nunca me ha pasado nada con los ordenadores y siempre los tengo de marcas buenas”, dicen algunos, pero es que este tipo de incidentes no tienen nada que ver con la marca de los ordenadores ni con su potencia.

Basta que te entre un virus en los sistemas informáticos y arrase con todo lo que tienes para que pierdas mucho más que tus datos: tus clientes y, por ende, tu negocio.

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